Hej halo dzień dobry. Tutaj Marcin i witam w kolejnym odcinku podcastu Mała Wielka Gastronomia. Pamiętasz 3 kryteria, które wpływają na biznes gastronomiczny? Mówiłem, o nich w szóstym podcaście. Były to czynsz, wynagrodzenia oraz marżowość. Omawiając te 3 elementy byliśmy w umownym punkcie zero i naszym zadaniem było przeanalizowanie pomysłu na biznes w gastronomii w kontekście tych trzech elementów. To wszystko zanim zaplanujesz otwarcie biznesu w gastronomii.
Pora iść dalej. Nawet jeżeli jeszcze nic nie wyszło z Twoich analiz będziesz miał nie raz okazję do tego wrócić. Teraz ruchuchamiamy maszynę, która doprowadzi nas do własnego biznesu w gastronomii. Dzisiaj będziemy mówić o tym jak to wszystko zaplanować, dlaczego to takie ważne i jakie elementy są częścią naszej układanki. Na stronie, pod tym podcastem, znajdziesz kartę pracy. Koniecznie ją ściągnij. O Karcie pracy będę mówił więcej na końcu podcastu.
Kawa w dłoń, zaczynamy podcast siódmy. Zaplanuj z głową otwarcie biznesu w gastronomii.
Zanim zaczniemy jedna sprawa wymaga wyjaśnienia. Dwie osoby napisały do mnie z pytaniem o koszt pracy w firmie i że nie są w stanie zejść do 30% nie mówiąc już o 25%. Wyjaśniam więc o co chodzi.
Po pierwsze w podcaście o którym mowa, odniosłem się do firm o wysokiej efektywności. Firma którą znam, nie ma małego zespołu, po prostu dzięki odpowiednim procesom, standaryzacji, prostym w wytworzeniu produkcie, ich pracownicy wykonują prace szybciej i lepiej. Co więcej, firma generuje duży obrót.
Zwróć uwagę, że mając restauracje nie możesz zejść poniżej minimalnej ilości pracowników. Nawet jeżeli danego dnia nie masz gości, ktoś musi być gotowy na ich pojawienie się. Czyli możesz mieć 0 przychodu a i tak powstają koszty pracy i będą one stanowić bardzo duży procent całości kosztów. Przy dużej sprzedaży koszt zatrudnienia względem przychodu obniża się. Zwiększający się przychód, nie od razu wymaga zwiększenia zatrudnienia. Czyli, jak wyjaśniałem, koszty pracy nie zwiększają się proporcjonalnie do przychodu. Celem firmy jest wygenerowanie wysokiej sprzedaży przy jak najmniejszym możliwym zatrudnieniu, bez spadku jakości.
Dopiero przy pełnym wykorzystaniu możliwości pracowników, zapada decyzja o dodatkowym zatrudnieniu. Jeżeli więc firma jest dobrze zarządzana i osiąga wysokie przychody, koszty pracy można utrzymać na proporcjonalnie niskim poziomie. Wymaga to dobrego zarządzania, budowania sprzedaży, wysokiej efektywności pracowników. W niewielkich restauracjach, firmach nie działających w sieci, koszty zatrudnienia trudno obniżyć poniżej 30%. Znam takie, gdzie koszt zatrudniania dochodzi do 40%.
Utrzymanie proporcjonalnie niskich kosztów to spora umiejętność. W zarządzaniu kosztami zatrudnienia nie koncentrujemy się wyłącznie na samej wartości wynagrodzeń. Pracujemy nad sprzedażą, nad naszą marką, optymalizujemy procesy, udoskonalamy produkt, szkolimy pracowników. Utrzymanie kosztów zatrudnienia na odpowiednim dla firmy poziomie, dotyczy właściwie wszystkich obszarów firmy.
W przyszłości z pewnością będziemy o tym jeszcze mówić.
Moja praca, podobnie jak każda wykonywana dla ludzi i przez ludzi, zbliża. Pracujac z klientem przez, na przykład 4 miesiące, nie da się bez końca rozmawiać tylko o zleceniu. Spotykamy się w różnych okolicznościach. W biurze, w restauracji, na lunchu w konkurencyjnej firmie. Czasami spotkania odbywają się w trakcie kolacji, wiadomo gastronomia nie kończy się o 17. Omawiamy co robimy i jak. Często nasze rozmowy przechodzą w luźną konwersację.
Niektórzy moi klienci opowiadają o początkach swojego gastronomicznego biznesu. Rozmawiamy o prowadzeniu firmy, o problemach, ale też o sytuacjach, które z perspektywy czasu są po prostu zabawne. Niektórzy wspominają jak i dlaczego podjęli decyzję o budowaniu firmy. Mówią o uroku tego biznesu i silnych emocjach, które ta praca wzbudza. Tam, gdzie ludzie tam i emocje. Wracają wspomnienia.
Wielu twierdzi, że gdyby ponownie byli w tym samym miejscu, na początku, sporo by zmienili. Mówią o doświadczeniu i o tym, że ich aktualne podejście do pracy, przyniosłoby w tamtym czasie lepsze rezultaty.
Jeden z klientów wspomniał, że dołączając do branży żył w przeświadczeniu, że do prowadzenia tego biznesu, wystarczą mu doświadczenia zdobyte w innych pracach. Jednak, jak powiedział, faktycznie w niewielkim stopniu czerpał z tego wcześniejszego doświadczenia. Nie dlatego, że uważał, że było niepotrzebne, po prostu, jak to ujął, nie znalazł czasu na to aby to co dobre adaptować do nowego przedsięwzięcia. Poszedł na żywioł.
Ignorowanie planowania jest bardzo częste. Stale zachodzę w głowę jak można nie planować działań, jeżeli na szali stawiamy bardzo duże pieniądze. Przecież w prowadzenie firmy wpisane jest ryzyko niepowodzenia.
Wielu nie planuje. Ma pomysł, zdobyte środki i zaczyna działać. I już nawet nie chodzi o większe ryzyko w sytuacji gdy działamy bez planu, ale o dodatkowe koszty, które poniesiemy jeżeli popełnimy błędy. Dzięki planowaniu moglibyśmy ich uniknąć.
Mój klient obecnie ma cztery restauracje. Mówi, że po otwarciu drugiej restauracji wszystko przebudował. że wprowadził porządek do firmy i teraz otwieranie restauracji oparte jest o check listy. Rzeczy do zrobienia, wynikające z check listy, związane są z koniecznością pracy zgodnie z ustalonymi procedurami. Wszystko po to aby proces uruchomienia nowej restauracji nie zaburzał pracy firmy, był wykonywany sprawnie i aby ograniczyć liczbę błędów. Ma to sens, nieprawdaż?
Czy ty też myślisz, że planowanie ma sens, czy może jesteś typem idącym na żywioł?
Mój wspólnik jest typem, dla którego żywiołowość i wiara w intuicję, bardzo mocno determinuje pracę. Ja natomiast bez planowanie nie ruszam z niczym i robię to właściwie odruchowo. Dobry plan nie tylko sprawia, że wiem w jakim kierunku zmierzam, ale pomaga mi to osiągnąć. Co więcej poruszanie się w zgodzie z planem mnie uspokaja. Nie myślę codziennie czy się uda czy nie, po prostu koncentruję się na ustalonych krokach, które sobie wyznaczyłem. To jest bardzo ważne.
Planowanie to nie jest jakaś wielka sprawa. Planujemy zakupy albo urodziny, planujemy wakacje i remont mieszkania. Planowanie to ustalenie, kiedy dane czynności zostaną wykonane w czasie. To wszystko.
W wypadku firmy, planowanie projektu przedsięwzięcia, pozwala nam dojrzeć z jakich elementów składa się projekt, jakie są między nimi zależności. Po prostu, dzięki planowaniu rozbijamy to co chcemy osiągnąć na konieczne do wykonania czynności. Mniejsze kawałki. Jest to dość proste, a jeżeli chodzi o mnie bardzo przyjemne.
Jeżeli mamy zamiar otworzyć stoisko w ramach weekendowego wydarzenia kulinarnego i mamy w tym doświadczenie, to być może wszystko ogarniemy bez planowania. Koszt partycypacji może być niewielki powiedżmy 700 zł, niewiele więc ryzykujemy. Chociaż pomocna może być check lista, która uchroni nas przed
Jeżeli wykonujemy takie wydarzenie pierwszy raz, przyda nam się jakiś spis rzeczy, które potrzebujemy. Może chcemy wykonać jakiś baner albo zebrać ludzi do pracy itd. W takim wypadku prosta lista spraw oraz terminów ich wykonania może usprawnić pracę.
W przypadku inwestycji o wartości np. 500 tyś złotych ryzyko jest zdecydowanie większe. Projekt ma mnóstwo elementów, opóźnienia lub błędy mogą nas wiele kosztować.
Po pierwsze.
Jeżeli nie zaplanuje się projektu, ostatecznie można zrealizować projekt inny niż był w planach. Brzmi niedorzecznie? Nie do końca. W trakcie pracy nazwijmy spontanicznej, nie znając terminarzu i elementów projektu, po prostu nie do końca będziemy wiedzieć co robimy. Wyobrażenie tego co chcemy osiągnąć to jedno a rzeczywistość to drugie. Nasze wyobrażenia mogą rozminąć się z rzeczywistością.
Efekt ostateczny nie musi być zły, jeżeli mamy to pod kontrolą i wiemy dlaczego nasza koncepcja ulega zmianie. Gorzej, jeżeli osiągamy coś czego nie chcieliśmy, coś przypadkowego.
Po drugie.
Brak planowania to w praktyce praca nad wieloma elementami jednocześnie. Rzucanie się w wir pracy bo dosłownie wszystko wydaje się ważne. Często brak planowania kończy się pracą na ostatnią chwilę. W takiej sytuacji ryzyko błędów albo koniecznych kompromisów wzrasta.
Bez znajomości elementów projektu oraz bez zaplanowania ich realizacji w czasie, nie będziemy wiedzieć co jest priorytetem. Jest pewne, że w pewnym momencie będziemy musieli zdecydować, który element projektu potrzebuje więcej czasu na realizację albo który trzeba wykonać w pierwszej kolejności. Co będzie jak skupimy się na tym niewłaściwym elemencie?
Po trzecie.
Zaplanowany projekt to ograniczenie opóźnień. One i tak będę, jednak posiadając plan projektu, będziemy mogli lepiej kontrolować jego składowe i wpływa opóźnienia na inne elementy. Przy ewentualnych opóźnieniach, plan projektu ułatwi nam zarządzanie, ograniczy koszty, ułatwi rozmowy z wykonawcami.
W trakcie projektu mogą pojawić się okazje do zmiany, do wykonania nieprzewidzianych czynności. Pozornie mogą one wydawać się korzystne, ale czy na pewno? Skąd będziemy wiedzieć jaka faktycznie wyniknie z nich korzyść, jeżeli nie będziemy wiedzieć co nas czeka i jakie mają znaczenie dalsze czynności? Wprowadzone zmiany na tzw. spontanie może przynieść korzyść, która ostatecznie okaże się pozorna.
Po czwarte.
Co najważniejsze, przy inwestowaniu chcemy trzymać się określonego budżetu. Nie chcemy go zwiększać. Przykładowo, jeżeli pojawi się okazji wynajęcia lokalu w świetnej lokalizacji, ale w stanie, który wymaga, większych niż planowane, nakładów na remont, uporządkowany, zaplanowany projekt pomoże nam dokonać oceny, czy taka decyzja ma sens. Czy nas na to stać.
Z planem lepiej oszacujemy, w jaki sposób wydatkowanie większych środków w danym punkcie projektu, wpłynie na pozostałe elementy. Może się okazać, że taka okazja nie będzie faktycznie okazją a błędem? Na koniec, dobrzy przygotowany plan projektu, umożliwi nam weryfikację naszego budżetu.
Planowanie jest proste, wystarczy kartka papieru, szablon w Excel'u lub aplikacja do zarządzania projektem. Wszystko jedno jak to się robi, ważne jest, aby robić. Weźmy przykładowo plan otwarcia restauracji w centrum Gdańska. Mamy w głowie koncept, przygotowany wstępny biznes plan. Posiadamy zasoby i umiejętności. Pomysł jest, przystępujemy do działania.
Ja planuję często od tyłu tzn. ustalam preferowana datę otwarcia, taką aby była zaraz przed największym sezonem sprzedaży. Inni przedsiębiorcy wolą się otworzyć w okresie niskiej sprzedaży, aby zaczynać na spokojnie. Chcą przyciągać gości dzięki efektowi świeżości i na spokojnie przygotować się do właściwego sezonu.
Następnie określam idealny czas potrzebny na uruchomienie inwestycji. Jest to ważne ponieważ bardzo często ten okres będzie objęty wakacjami czynszowymi. W przypadku inwestycji w Gdańsku, przyjmijmy, że lokal był wcześniej użytkowany na działalność gastronomiczną. To pozwala nam założyć, że uruchomienie zajmie mniej czasu, co oczywiście nie musi być prawdą. Okres, który zakładam na przygotowanie restauracji to 6 miesięcy. Są jednak inwestycje, które z uwagi na swoją prostotę, mogą potrwać tylko trzy miesiące. Jeżeli pojawi się konieczność wykonania np. projektu budowlanego, czas potrzebny na uzyskanie pozwoleń wydłuży okres projektu o kolejne miesiące.
Rozpoczęcie prac wymaga od nas posiadania ekip remontowych, stolarza, wykonawcy hydrauliki i wielu innych. Wszystko zależy zarówno od naszego konceptu jak i lokalu, który chcemy wynająć. Do uruchomienia lokalu potrzebny będzie też projekt technologii dla sanepidu, ewentualna zgoda na odstępstwa od wysokości czy oświetlenia. Jeżeli lokal nie posiada wentylacji mechanicznej, zależnie od tego co chcemy robić, będziemy zmuszeni do jej zaprojektowania i zamontowania.
Inwestycja w system wentylacyjny jest kolejnym elementem, o którym możemy rozmawiać z wynajmujących, próbując przerzucić część kosztów inwestycji na wynajmującego. Mówiłem o tym w podcaście o zarządzaniu kosztami. Wynajmujący może też zrekompensować nam wydatki na wykonanie instalacji elektrycznej czy posadzek. Rekompensata może przyjąć formę zwolnienia z czynszu. Wynajmujący może bezpośrednio pokryć część kosztów w ramach swojego budżetu. Nie w każdym przypadku takie warunki są możliwe do uzyskania.
Na naszej linii czasu pojawia się więc moment kiedy zaczynamy poszukiwanie wykonawców. Zanim do tego dojdzie będziemy potrzebować projekt wwnętrza wykonany albo przez architekta albo, jeżeli mamy takie kompetencje, wykonany przez nas lub pracownika. Projekt wnętrza potrzebny jest wykonawcom, aby wiedział co chcemy zrobić. Sam pracuję tylko z architektami tzn. oczekuję, że projekt wnętrza będzie rodzajem projektu wykonawczego i załącznikiem do umowy dla np. firmy budowlanej. Czas poświęcony na poszukiwanie wykonawców jest dobrym momentem na weryfikację budżetu na podstawie spływających kosztorysów.
Początkowy etap prac to również projektowanie logo, strony www, materiałów marketingowych. W przypadku współpracy z architektem logo oraz nasze wizualizacje lokalu będę bardzo pomocne. Czasami projekt logo czy identyfikację wizualną mogą wykonać architekci. Wszystko zależy od tego z kim pracujemy.
Czas potrzebny na właściwe przygotowanie się do otwarcia poprzedza oczywiście okres poszukiwania lokalu i negocjacji umowy najmu. W trakcie negocjacji powinniśmy mieć rozpisany plan projektu odnoszący się do miejsca, które chcemy wynająć. O negocjacjach będzie w osobnym podcaście.
Wracamy do naszego planowania projektu. Jak już widzisz wiele elementów będzie się nakładać albo jeden będzie uzależniał start kolejnego. Im więcej przygotujesz zanim rozpoczniesz właściwe prace w lokalu, tym będzie Ci prościej nad wszystkim zapanować.
Chodzi m.in o ustalenie menu, z niego wynika opis technologii, zatrudnienie managera czy chefa kuchni. Na znalezienie tych osób potrzebujesz w mojej ocenie min. 3 miesiące. Chef kuchni i manager potrzebni są w zespole najwcześniej. Jak wcześnie powinni rozpocząć prace, zależy od konceptu i umiejętności innych członków zespołu. Musze wspomnieć, że są firmy, które nie zatrudniają chef’a kuchni i sobie świetnia dają radę. Jak mówię, wszystko zależy.
Końcowe prace, powiedzmy na dwa czy miesiąc przed otwarciem, poświęcone są na przygotowanie restauracji do otwarcia. Rekrutację, szkolenia, testowanie menu, druki, przygotowanie social mediów restauracji oraz zaplanowanie samego otwarcia. Wiele restauracji rozpoczyna poprzez tzw. pre-opening. Może on trwać nawet tydzień. Ten okres służy do sprawdzenia czy wszystko działa, do zdobycia opinii o menu od potencjalnych gości. W tym okresie wprowadza się konieczne poprawki.
Wspomniałem już, że plan można zbudować w formie harmonogramu w Excel'u lub na zwykłej kartce. Można też skorzystać z aplikacji takich jak Trello lub Asana. Nie trzeba, w celu realizacji projektu, korzystać w rozbudowanych programów do zarzadzania projektami np. Microsoft Project.
Ważne abyśmy po rozpisaniu elementów projektu, widzieli zależności między nimi i określili tzw. kamienie milowe. Kamienie milowe to jednorazowe ważne zdarzenia w harmonogramie. Bez ich osiągnięcia, wiele innych elementów projektu bardzo często nie może się wydarzyć. Przesunięcie kamienia milowego, najczęściej oznacza opóźnienie całego projektu. Osiągnięcie kamienia milowego jest też okazją do oceny postępu projektu. To znaczy, możemy w tym miejscu stwierdzić np. czy nasz projekt idzie zgodnie z terminem, czy wszystkie elementy są realizowane w takiej jakości jaką oczekiwaliśmy, czy przypadkiem nie trzeba wprowadzić jakiś korekt.
Na samym dole transkryptu znajdziesz kartę pracy. Pomoże Ci ułożyć swój własny plan. Temat planowania projektu jakim jest otwarcie swojego bistro czy restauracji to z jednej strony bardzo prosta rzecz, z drugiej dodaje nam dodatkową ilość pracy. Niektórzy mogą pomyśleć, że nie warto się tym zajmować albo twierdzić, że nie mają na to czasu. Nie będę nikogo przekonywał na siłę, że warto. Może wystarczy pomyśleć, że miesięczne opóźnienie w realizacji projektu, w otwarciu biznesu gastronomicznego, może kosztować jeden miesiąc czynszu więcej, pensje dla pracowników, utratę podwykonawcy. To duże kwoty. Lepiej mieć kontrolę nad tym co się dzieje i dać sobie szansę na pracy z narzędziem, które pomoże uchronić nas przed dodatkowymi kosztami. Pomoże osiągnąć zaplanowane rezultaty w zaplanowanym czasie.
W załączeniu, na samym dole, znajdziecie kartę pracy. To najprostszy harmonogram jaki znam. Może być dla punktem wyjścia do stworzenia własnego planu. Znajdziesz również linki do aplikacji, z których możesz korzystać przy planowaniu projektu a później przy jego prowadzeniu. Może posłużą później do codziennej pracy?
Uzupełnieniem tego podcastu jest artykuł na blogu dotyczący planowania projektu, koniecznie przeczytaj.
Dziękuje, że wysłuchałeś kolejnego, siódmego już podcastu Mała Wielka Gastronomia. Słyszymy się za tydzień.
